اطمینان از کیفیت محصول در طول زمان یکی از چالش‌های اصلی تمام واردکنندگان است. اما چه چیزی یک استراتژی تضمین کیفیت مؤثر در چین را می‌سازد؟
در ساده‌ترین شکل، چنین استراتژی‌ای شامل ۱۰ مؤلفه مجزا است:
نکته: این استراتژی تضمین کیفیت برای همه واردکنندگان مناسب نیست. این روش برای خریداران دست‌به‌کار (hands-on) که محصولات خود را به‌خوبی می‌شناسند و باید سطح خاصی از کیفیت را تضمین کنند، مناسب است. خریدارانی که ده‌ها یا صدها گروه محصول را مدیریت می‌کنند، نمی‌توانند این‌قدر عمیق با هر تأمین‌کننده کار کنند.
این ۱۰ مؤلفه را در چهار موضوع (Theme) سازماندهی شده اند:
موضوع ۱: ارزیابی تأمین‌کنندگان جدید
۱. بررسی پیش‌زمینه (Background checks) بر تأمین‌کنندگان
اجازه ندهید شرکت‌های تجاری (Trading companies) وانمود کنند مالک یک کارخانه هستند. اگر می‌خواهید مستقیماً با تولیدکننده کار کنید، از شرکت‌هایی که قصد همکاری با شما را دارند یک بررسی پیش‌زمینه انجام دهید. به‌عنوان مثال، شرکت‌های متعددی وجود دارند که می‌توانند «بررسی سوابق حقوقی تأمین‌کننده» را برای شما انجام دهند.
فراموش نکنید اطلاعات دقیقی از کارخانه‌ای که قرار است محصولات شما در آن تولید شود، دریافت کنید. و از تأمین‌کننده تعهد کتبی بگیرید که بدون اجازه‌ی مکتوب شما تولید را در جای دیگری انجام ندهد (این بند باید در قرارداد با تأمین‌کننده درج شود).
۲. بازرسی‌های اعتبارسنجی (Reliability audits) از کارخانه‌ها
آیا می‌خواهید سفارش‌هایی را به کارخانه‌ای بدهید که نمی‌شناسید؟ اگر می‌توانید ظرفیت و سیستم کیفیت آن را ارزیابی کنید، خودتان از کارخانه بازدید کنید. اگر نمی‌توانید، یک شرکت QA/QC را برای انجام ممیزی استاندارد ISO 9000 منصوب کنید. پیش از رزرو این خدمات، از شرکت درخواست یک نمونه گزارش کنید تا مطمئن شوید گزارش نهایی نیازهای شما را برآورده می‌کند.
۳. ارزیابی تناسب (Fit) تأمین‌کنندگان جدید
بازرسی‌های کارخانه معمولاً به تولیدکنندگان بزرگ امتیاز بالاتری می‌دهند، صرفاً به این دلیل که آن‌ها لایه‌های سازمانی بیشتری دارند و رویه‌های مکتوب بیشتری اعمال می‌کنند.
با این حال، برای سفارش‌های کوچک شما ممکن است کارخانه‌های کوچکتر گزینه بهتری باشند. در این صورت، باید یک بازدید حضوری از سوی کارکنان شما صورت گیرد. شما انگیزه‌ی شخصی صاحب کارخانه برای قبول سفارش شما و نظارت روزانه بر آن را ارزیابی خواهید کرد. در صورت نیاز، از همکاری با یک شرکت تجاری (Trading company) نیز تردید نکنید.
موضوع ۲: روش خرید (Purchasing method)
۴. شرایط پرداخت منصفانه و قرارداد مناسب
وقتی ۱۰۰٪ پول را پرداخت کردید، دیگر اهرم فشاری ندارید. تصور نکنید تأمین‌کنندگان چینی به خاطر سفارش‌های بعدی شما انگیزه دارند. بیشتر آن‌ها این‌گونه نیستند.
سعی کنید از طریق اعتبار اسنادی (Letter of Credit) پرداخت کنید یا پیش‌پرداخت را به ۳۰٪ محدود کنید. و باقی‌مانده مبلغ را قبل از ارسال کالا (یا حداقل قبل از تأیید کیفیت در بازرسی نهایی) حواله نکنید.
برای سفارش‌های بزرگ خود از قرارداد OEM استفاده کنید که توسط وکیلی متخصص در حقوق چین تنظیم شده باشد. نکته کلیدی این است که بسیار جزئی‌نگر باشید، مبلغ هر جریمه را از قبل مشخص کنید و اطمینان حاصل کنید قرارداد در دادگاه‌های چین قابل اجرا باشد.
۵. مراحل خرید بدون خطا (Fail-safe purchasing steps)
چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که خریداران شما مراحل صحیح خرید را دنبال می‌کنند؟ مثلاً نباید هیچ مرحله‌ای در ارزیابی تأمین‌کنندگان جدید یا پرداخت‌ها فراموش شود.
شما باید یک رویه خرید تدوین کنید که تمام مراحل تضمین کیفیت را در بر بگیرد و مطمئن شوید که همه اعضای شرکت آن را رعایت می‌کنند.
موضوع ۳: کنترل کیفیت (Quality control)
۶. تعریف مشخصات محصول (Product specs definition)
پیش از صدور سفارش، بخش کیفیت شما یا ارائه‌دهنده خدمات QA باید دقیقاً مشخص کند که چه چیزی را انتظار دارید دریافت کنید. محصول و الزامات عملکردی/مقاومتی آن را شرح دهید، همچنین بسته‌بندی و برچسب‌گذاری (Labeling) را مشخص کنید. هر زمان که قابل اعمال باشد، حدود و تلرانس‌ها را تعیین کنید.
از تأمین‌کننده بخواهید ورقه مشخصات (Spec sheets) را بعد از مذاکرات و اصلاحات لازم بپذیرد. و آن‌ها را جزئی از قرارداد کنید.
۷. بازرسی‌های منظم کیفیت محصول (Regular product quality inspections)
برای تولیدکنندگان جدید محصولات جدید، مطمئن شوید کیفیت را در حین تولید بررسی می‌کنید و مجدداً قبل از ارسال کالا بازرسی می‌کنید.
برای سفارش‌های بعدی (Re-orders)، بازرسی نهایی (قبل از ارسال) معمولاً کافی است. و برای بهترین تأمین‌کنندگان خود، ممکن است نیازی به بازرسی هر بار ارسال نباشد.
موضوع ۴: رابطه خریدار– تأمین‌کننده (Buyer–supplier relationship)
۸. روابط تجاری بلندمدت (Long-term business relationships)
برخی واردکنندگان می‌خواهند «شراکت» با یک کارخانه برقرار کنند، با این امید که در ازای سفارش‌های منظم قیمت پایین و کیفیت خوب دریافت کنند. اما این روش جواب نمی‌دهد.
آنچه مؤثر است این است که قول بدهید و به قول خود پایبند باشید. و تا زمانی که رابطه خوب باشد، با همان تأمین‌کننده بمانید، نه اینکه برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها به سراغ جای دیگری بروید.
وقتی یک تأمین‌کننده شما را ناامید می‌کند، تردید نکنید که با حذف آن‌ها برای یک فصل، آن‌ها را «تنبیه» کنید. سپس به آرامی دوباره به سراغشان بازگردید.
۹. جلسات منظم حضوری (Regular face-to-face meetings)
در چین، کارها از طریق ایمیل و تماس تلفنی انجام نمی‌شود. بیشتر به‌صورت حضوری انجام می‌شود. مطمئن شوید تأمین‌کنندگان شما شما را می‌شناسند. با فروشنده‌ها و همچنین مدیرانشان دیدار کنید. این‌گونه می‌دانید در صورت بروز مشکل چه کسی را باید تماس بگیرید.
۱۰. بهبود فرآیندهای کارخانه (Improvement of factory operations)
صاحبان کارخانه‌های چینی می‌توانند تا حدی لجوج باشند. با این حال، زمانی که مشتری اصلی‌شان آن‌ها را تحت فشار قرار می‌دهد تا بهبود پیدا کنند و نامه‌های هشداری برایشان می‌فرستد، گوش می‌دهند.
اگر سال‌ها با یک تأمین‌کننده خوب کار کرده‌اید و آن‌ها به حرف شما گوش می‌دهند، چرا یک شرکت مهندسی را برای بهبود فرآیندها و سازماندهی آن‌ها استخدام نکنید؟ در عرض چند هفته کار، مطمئناً بهره‌وری نیروی کار آن‌ها می‌تواند تا ۲۰٪ افزایش یابد، زمان چرخه تولید تا ۳۰٪ کاهش پیدا کند و ضایعات تا نصف کاهش یابد. آیا سرمایه‌گذاری از طرف شما ارزشش را ندارد؟
